Orientierungshilfe Videoüberwachung: Maßnahmen für Unternehmen vor der Installation

Videoüberwachung ist für viele Unternehmen ein unverzichtbares Instrument, um Sicherheit zu gewährleisten und sensible Bereiche zu effektiv zu schützen. Ob zur Prävention von Diebstahl, zur Kontrolle von Zugangsbereichen oder zur Sicherstellung von Arbeitsabläufen – die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Doch gerade in Deutschland ist Vorsicht geboten: Unternehmen müssen strenge Datenschutzvorgaben einhalten, insbesondere die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), z. B. bei Parkflächen.

Ein Missachten dieser Vorschriften kann nicht nur hohe Bußgelder nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen von Mitarbeitenden und Geschäftspartnern gefährden. Um solche Risiken zu vermeiden, ist eine rechtssichere Vorbereitung entscheidend. In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Schritte Unternehmen vor der Installation einer Videoüberwachungsanlage unternehmen müssen, um rechtskonform zu handeln und gleichzeitig effiziente Lösungen umzusetzen.

1. Den Zweck definieren und die rechtliche Grundlage schaffen

Der erste Schritt auf dem Weg zur rechtssicheren Videoüberwachung ist die Frage nach dem „Warum“. Unternehmen müssen klar definieren, welchen Zweck die Überwachung erfüllen soll. Ein allgemeiner Hinweis wie „zur Verbesserung der Sicherheit“ reicht dabei nicht aus. Stattdessen ist eine präzise, schriftliche Dokumentation erforderlich. Typische Einsatzbereiche sind:

• Schutz vor Diebstahl oder Vandalismus
• Überwachung von Zugangskontrollen / Zugangsbereichen
• Prävention von Sabotage

Haben Sie den Zweck definiert, geht es an die rechtliche Absicherung. Hier greift oft das sogenannte „berechtigte Interesse“ nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dabei müssen Sie sicherstellen, dass das Interesse Ihres Unternehmens an der Überwachung schwerer wiegt als die potenziellen Einschränkungen der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen.

Praktische Tipps:

• Stellen Sie sich bei der Zweckdefinition die Frage: „Gibt es eine weniger einschneidende Alternative?“
• Dokumentieren Sie die Ergebnisse sorgfältig, um bei Anfragen durch Behörden gut vorbereitet zu sein.

2. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten anlegen

Sind Zweck und rechtliche Grundlage geklärt, folgt der nächste zentrale Schritt: Die Aufnahme der Videoüberwachung in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Dieses Verzeichnis ist nicht nur eine Pflicht laut DSGVO, sondern auch ein wertvolles Kontrollinstrument für Unternehmen.

Hier sollten Sie festhalten, welche Daten erhoben werden, wo und wie lange sie gespeichert werden und wer Zugriff darauf hat. Dieses Verzeichnis dient als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden und sollte regelmäßig gepflegt werden, um immer aktuell zu bleiben.

Best Practices:

• Erstellen Sie eine eigene Rubrik für die Videoüberwachung im Verzeichnis.
• Halten Sie Standorte, technische Details der Überwachungsanlage sowie die zugrunde liegende rechtliche Basis fest.
• Nutzen Sie Vorlagen oder Softwarelösungen, um das Verzeichnis effizient zu verwalten.

Durch diese Dokumentation schaffen Sie nicht nur Transparenz, sondern legen auch die Grundlage für den nächsten wichtigen Schritt: Die Information der betroffenen Personen.

3. Betroffene umfassend informieren

Ein zentraler Bestandteil der DSGVO ist das Recht auf Transparenz. Für die Videoüberwachung bedeutet das: Jeder, der von der Überwachung betroffen ist – sei es Kunde, Mitarbeitender oder Dienstleister – muss darüber informiert werden. Und zwar so, dass die Informationen klar und verständlich sind.

Hinweisschilder:
Hinweisschilder an überwachten Bereichen sind nicht nur Pflicht, sondern auch die erste Anlaufstelle für Betroffene. Darauf sollten Sie mindestens angeben:

• Den Verantwortlichen (inklusive Kontaktdaten)
• Den Zweck der Überwachung
• Einen Hinweis auf die Rechte der Betroffenen

Ergänzen Sie die Beschilderung durch weiterführende Informationen, die beispielsweise per QR-Code oder auf einer Webseite zugänglich sind. So wirken Sie nicht nur professionell, sondern erfüllen auch die Informationspflicht der DSGVO.

4. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchführen

Nicht jede Videoüberwachung erfordert eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA). Doch immer dann, wenn ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen besteht – etwa bei großflächiger Überwachung oder in sensiblen Bereichen – wird sie notwendig.

Eine DSFA hilft Unternehmen dabei, potenzielle Risiken zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Minimierung zu entwickeln. Das schützt nicht nur die Rechte der Betroffenen, sondern auch Ihr Unternehmen vor möglichen Sanktionen.

So führen Sie eine DSFA durch:

1. Identifikation: Welche Bereiche werden überwacht? Sind sensible Daten betroffen?
2. Risikoanalyse: Welche Risiken bestehen für die Betroffenen?
3. Maßnahmen: Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen können Risiken reduzieren?
4. Dokumentation: Halten Sie alle Schritte und Entscheidungen schriftlich fest.

Durch diese Vorgehensweise stellen Sie sicher, dass Ihre Überwachungsmaßnahmen auf soliden datenschutzrechtlichen Füßen stehen.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) umsetzen

Die Einführung der Videoüberwachung ist erst der Anfang. Um die erfassten Daten zu schützen, sind umfassende technische und organisatorische Maßnahmen notwendig. Dazu gehören unter anderem:

• Technische Sicherheit: Verschlüsseln Sie die Videodaten und sorgen Sie dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff darauf haben.
• Zugriffsmanagement: Erstellen Sie klare Berechtigungskonzepte, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Regelmäßige Wartung: Überprüfen Sie Ihre Systeme regelmäßig, um Sicherheitslücken frühzeitig zu erkennen.

Die Implementierung solcher Maßnahmen ist nicht nur eine Vorgabe der DSGVO, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und Geschäftspartner.

6. Interne und externe Kommunikation stärken

Neben den technischen Aspekten ist auch die Kommunikation ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Videoüberwachung. Klare interne Prozesse und eine transparente Kommunikation nach außen sorgen dafür, dass alle Beteiligten informiert und eingebunden sind.

Interne Prozesse:

• Wer darf Videodaten einsehen?
• Wie lange werden die Daten gespeichert?
• Wie reagieren Sie, wenn Betroffene ihre Rechte geltend machen?

Externe Unterstützung:
Falls Unsicherheiten bestehen, lohnt sich die Zusammenarbeit mit Datenschutzexperten oder spezialisierten Juristen. Sie helfen dabei, die Überwachung rechtssicher zu gestalten und mögliche Schwachstellen zu identifizieren.

Sicherheit und Datenschutz im Einklang

Die Installation einer Videoüberwachungsanlage mag auf den ersten Blick einfach erscheinen. Doch die rechtlichen Anforderungen sind komplex und verlangen eine gründliche Vorbereitung. Indem Sie klare Zwecke definieren, rechtliche Grundlagen schaffen und die Rechte Betroffener berücksichtigen, schaffen Sie eine solide Basis.

Mit einem gut gepflegten Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, einer sorgfältigen Datenschutz-Folgenabschätzung und robusten technischen Maßnahmen stellen Sie sicher, dass Ihre Videoüberwachung sowohl effektiv als auch rechtskonform ist. Gleichzeitig stärken Sie durch Transparenz und klare Kommunikation das Vertrauen von Mitarbeitenden und Partnern.

Eine durchdachte Planung ist der Schlüssel, um Sicherheit und Datenschutz in Einklang zu bringen – und damit Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.